Согласование проектов

Движение документов в СЭД

Использование современных систем электронного документооборота (СЭД), обусловлено тем, что они поддерживают весь жизненный цикл электронных документов – от создания, до списания их в архив. Тем не менее, в разных системах, эти функции реализованы по-разному и, порой, имеют свои недостатки.

Например, некоторые системы не дают возможности настройки прав доступа связанных с редактированием документов. Из-за этого коллективная работа над одним документом может быть осложнена.

В других СЭД нет возможности эффективно и безопасно хранить документы, так как отсутствует электронный архив документов. В таких случаях документ храниться в СЭД только в процессе своего создания, после завершения которого, уходит на хранение в файловую систему пользователя, то есть сохраняется на локальном компьютере. Очевидно, что это неудобно, так как для контроля за юридически значимыми документами требуется прикреплять дополнительный элемент – сопроводительную карту.

В процессе движения документа, его путь прослеживается благодаря системе мониторинга, а также персональной карте, которая присваивается каждому документу, в зависимости от его статуса, значения или категории. Различные карты имеют обязательные и специальные поля, которые помогают контролировать их движение и работу. Один документ в СЭД может иметь как одну, так и несколько категорий. Как правило, специально для таких карт используется хранилище атрибутов.

Документы структурируются по отделам, категориям и подкатегориям. На этой основе может осуществляться поиск необходимых пакетов документов, необходимых для конкретной области деятельности предприятия.